Amit a pénztárgépszalagokról tudni érdemes

 

A vállalkozói világban kiemelt jelentősége van a pénzkezelésnek. Az erre vonatkozó előírások törvényileg vannak szabályozva, de a cégeknek, vállalkozóknak külön-külön is el kell készíteniük a saját pénzkezelési szabályzatukat. 2017 óta kötelező pénztárgépet használniuk többek között a gyógyszertáraknak, a nagykereskedelmi és kiskereskedelmi adóalanyoknak és a vendéglátóhelyeknek, éttermeknek. A pénztárgép működtetéséhez nélkülözhetetlen a készülékkel kompatibilis pénztárgépszalag használata. Mi az a pénztárgépszalag ?

 Hazánkban a pénztárgépekben kizárólag olyan szalag használható, ami megfelel a 3/2013. (II. 15.) NGM rendeletben meghatározott feltételeknek. A törvény kimondja, hogy csak olyan hőpapírokat lehet alkalmazni, amiknek a hátoldalán szerepelnek az alábbi adatok: - a hőpapírt elsőként forgalomba hozó cég neve, címe - a hőpapír felhasználhatóságának ideje (év, hónap, nap) - az olvashatóság időtartama, feltételei További kritérium, hogy a pénztárgépben kizárólag jól olvasható hőpapír használható, ami legalább 8 éven keresztül megőrzi az olvashatóságát. A pénztárgépszalag előállítása során az alap papírrétegen egy hőérzékeny felület kerül kialakításra. A készülékekben van egy nyomtatófej, ami hőt bocsát ki működés közben. Ennek hatására kerül rá az információ a papírra, a magas hőmérséklet miatt ugyanis a papír elszíneződik. Ezeket a szalagokat kizárólag a velük kompatibilis, NAV által jóváhagyott pénztárgépekben és POS blokknyomtatókban lehet használni. A szalagon napi forgalmat is lehet rögzíteni olyan helyeken, ahol készpénzforgalom történik. Napjainkban egyre több helyen fizetnek bankkártyával vagy különböző utalványokkal, de az azokkal fizetett ellenérték nem szerepelhet a szalagon. Csak és kizárólag azokat az összegeket lehet beütni a gépbe, amiket készpénzzel fizetnek ki a vásárlók. Az olvashatóság megőrzéséről A pénztárgépszalagok olvashatóságára vonatkozó előírásokat komolyan kell venni. A NAV a szalag használatát követő 8 éven belül bármikor bekérheti azt a vállalkozótól ellenőrzés céljából. Ennek csak úgy tud eleget tenni, ha a szalagot gondosan megőrzi, illetve, ha olyan hőpapírt használ, amin az adatok 8 év elteltével is tökéletesen kiolvashatók. Amennyiben a megfelelő minőségű papírt szerzi be, akkor ezt egyáltalán nem lehetetlen teljesíteni. Ugyanakkor van néhány dolog, amit Ön is megtehet annak érdekében, hogy a szalag biztosan megőrizze az olvashatóságát: - nem szabad kitenni közvetlen napfénynek - nem szabad vegyi és alkoholos anyagok között tárolni - óvni kell a nedvességtől és a fokozott hőhatástól - 18- 23 Celsius fok között kell tárolni - tároláshoz az ideális páratartalom 50% + - 8% - irattartók helyett inkább polipropilén dobozokba tárolja - ne tegye ragasztószalagok és az öntapadós fóliák közé - a hőpapír ragasztásához ne használjon alkoholos ragasztókat - a papírokat ne tegye egymásra úgy, hogy a nyomtatott felületük összeér A tárolásra vonatkozó tanácsok maximális betartásával a hőpapírok még akár 8 éven túl is olvashatók maradnak . Pénztárgépszalag vásárlás A pénztárban használható szalagok sokféle kivitelben készülnek. Érdemes kikeresni a készülék műszaki leírását, abban ugyanis feketén-fehéren le van írva, hogy melyik típusú és méretű pénztárgépszalagokkal működik. Ha a leírás nincs kéznél, de van egy tartalékszalag, akkor arról is le tudja olvasni róla a szükséges adatokat. Amennyiben nincsenek rajta a méretre vonatkozó információk, akkor sincs gond, hiszen egyszerűen le lehet mérni a szalag szélességét, illetve átmérőjét. Pénztárgépszalag típusok A kínálat meglehetősen színes képet mutat, főleg, hogy több típus is létezik. Vásárlás előtt érdemes tájékozódni, hogy pontosan miben különböznek egymástól: - Pénztárgépszalag Mint, ahogy azt már említettük, ezek olyan hőpapírok, amik a NAV előírásoknak maximálisan megfelelnek. Ezeket a hivatalos pénztárgépekben és a blokknyomtatókban lehet használni. - Ofszet szalag Az ofszet szalag sima papírszalag, ami nem rendelkezik semmilyen bevonattal. Ahhoz, hogy nyomtatni t udjon rá, festéket kell használnia. 1, illetve 2 példányos kivitelben kapható, a 2 példányos esetében a második önátírós . - Önátírós szalag Az önátírós szalag elszíneződő. Az ofszet változattal ellentétben nincs szükség festékre a nyomtatáshoz. Ez is kapható 1, illetve 2 példányos kivitelben, a 2 példányos esetében mind a kettő önátírós . Néhány fontos NAV előírás Amennyiben tranzakció történik, akkor az értékesítőnek, szolgáltatásnyújtónak számla kiállítási vagy nyugtaadási kötelezettsége van. Ha az egyik megtörténik, a másikra nincs szükség. Azoknak, akik online pénztárgépet használnak, kötelezően pénztárgépnaplót kell vezetniük, ami szigorú számadású dokumentumnak minősül. A pénztárgépnaplóban rögzíteni kell a pénztárgép üzemeltetésével és szervizelésével kapcsolatos információkat. Ha bármilyen probléma merül fel a működésével kapcsolatban, azt haladéktalanul fel kell jegyezni. Egy pénztárgéphez csak egy naplót lehet vezetni. Ha az elveszik, akkor arról jegyzőkönyvet kell készíteni.

-Az irodai környezetben használt irodai bélyegzők típusai

 

 Irodai környezetben nap mint nap előfordul, hogy bélyegezni kell. A borítékokat, leveleket, szerződéseket és más hivatalos iratokat is speciális nyomattal kell ellátni, hogy hivatalos dokumentumokká váljanak. A bélyegző lényegében nem más, mint egy olyan eszköz, amivel megkülönböztető jelzést tudunk tenni az iratokra, ezzel garantálva az adatok hitelességét, valódiságát. Többféle típusa is létezik attól függően, hogy milyen kialakítással rendelkezik, illetve milyen nyomatot hagy a papírfelületen. Szöveges irodai bélyegzők 

Ha jó pár évet visszautaznánk a múltba, akkor szinte csak nyeles bélyegzőkkel találkoznánk. Mint, ahogy a nevük is jelzi, nyéllel rendelkeznek, itt lehet megfogni ezeket. A használatukhoz szükség van egy külön bélyegzőpárnára, abba kell belenyomni ezeket, hogy felvegyék a festéket, majd abból nyomatot készítsenek a papíron. Bár még ma is megtalálhatók a modernebb verzióik a boltokban, az újfajta, különálló bélyegzőpárna nélkül használható változatok elterjedése miatt, sokat veszítettek a népszerűségükből. Azokhoz képest a használatuk meglehetősen körülményes. Manapság már csak akkor kerülnek elő, amikor nagyméretű lenyomatot kell készíteni vagy amikor nem sima felületen kell bélyegezni. Ugyanis az önfestékező, sínes kialakítású típusok csak a teljesen egyenes papírfelületen működnek jól. Már elárultuk, hogy a nyeles változatok mellett léteznek automata önfestékező típusok is. Ami a kialakításukat illeti, ezek is lehetnek nyelesek, de az sem ritka, hogy tégla alakú „házzal” rendelkeznek. Az alapanyagukat tekintve készülhetnek fémből és műanyagból is. A fémből készülő bélyegzők használata általában azoknak javasolt, akik sokat bélyegeznek, ugyanis ezek sokkal időtállóbbak a műanyag társaiknál. Az automata önfestékező típusok a beléjük épített festékpárnából veszik fel a festéket, így ezekhez nincs szükség külön tintapárnára. Amennyiben úgy látja, hogy a papíron hagyott nyomat már nem annyira élénk, mint szeretné, akkor a párnácskát ki lehet venni. Néhány egyszerű mozdulattal a festékszintjét fel tudja tölteni, majd néhány másodperc várakozási idő után visszahelyezheti. Érdekesség, hogy léteznek olyan önfestékező párnák, amik többféle színű lenyomat készítésére adnak lehetőséget. Dátumbélyegzők A hagyományos nyeles vagy automata bélyegzőkkel rendszerint a cég nevét, székhelyét, adószámát, nyilvántartási számát lehet rányomni a dokumentumokra. Természetesen vannak kivételek, például, amikor az ügyintéző neve, beosztása szerepel a bélyegpárnán, de ezeket is a „sima” szöveges irodai típusok közé soroljuk. Amikor az aktuális dátumot szeretné rányomni a papírokra, azt a dátumbélyegzőkkel tudja megtenni. A hagyományos változatokhoz hasonlóan ezeket is fémből vagy műanyagból készítik, nyeles vagy „házas” kialakítással. Alapvető különbség viszont, hogy a szöveglemezt lézergravírozással készítik és kimondottan a dátum lenyomatára tervezik. Ezek úgy működnek, hogy kézzel kiválasztja az évet, hónapot, napot, majd ezt követően bélyegezheti le a papírokat. Így minden nap az aktuális dátum kerül rá az iratokra. Sorszámbélyegzők A dátumbélyegzők speciális változatának tekinthetők a sorszám bélyegzésére alkalmas változatok. Összesen tíz „szalagjuk” van, mindegyik 0-9 számjegyet tartalmaz, illetve a pont, a perjel, a kötőjel és az üres karakter is szerepel rajtuk. A speciális kialakításnak köszönhetően 10 számjegyes kód, sorszám bélyegzésére adnak lehetőséget. Ezek a típusok többféle változatban kaphatók. Vannak például olyanok, amik nem 10, hanem 6, 8 vagy 14 számszalaggal vannak ellátva, illetve a karaktermagasságban és a hozzájuk ajánlott festékpárna tekintetében is lehetnek eltérések. Zseb- vagy hordozható bélyegzők Napjainkban igen keresett típusok a hordozható változatok, a praktikum szempontjából ugyanis sok előnnyel szolgálnak. A kialakításukat tekintve kisebb méretűek, mint a „sima” típusok és önbecsomagoló szerkezettel rendelkeznek. Értelemszerűen erre azért van szükség, hogy a beépített tintapárna ne hagyjon nyomot a táskában vagy a zsebben. A speciális szerkezet lényege, hogy kis méretéből kifolyólag bárhol könnyen elhelyezhető, zárt állapotban pedig nem festékez össze semmit. Amikor használni szeretné, akkor egyszerűen csak szét kell nyitnia és máris készítheti a nyomatokat . Bélyegzőkellékek A bélyegzők használatához szükség van néhány kiegészítő kellékre is. Ilyen például a bélyegzőpárna, ami többféle kivitelben, méretben, illetve színben kapható. Ha nem automata önfestékező típusokat használ, akkor az eszközzel kompatibilis párnácskát külön kell megvásárolnia. A nyeles és az automata típusok esetén is szükség van a bélyegzőfestékekre. Ezek is többféle színben, illetve kiszerelésben állnak rendelkezésre. Előfordulhat, hogy a festékeket hígítani kell, ehhez külön lehet kapni alkoholbázisú oldószer keveréket, amivel elérhető a megfelelő viszkozitás. Végül, de nem utolsó sorban meg kell említenünk a bélyegzőtokokat is, amik lehetőséget adnak a bélyegzők igényes és biztonságos tárolására, szállítására.

Bélyegzők elérhetősége